Primeiramente, a retenção na fonte é um mecanismo tributário que obriga o tomador de serviço ou pagador de rendimentos a descontar, no momento do pagamento, os tributos devidos pelo prestador de serviços ou beneficiário da renda. Dessa forma, a retenção na fonte antecipa a arrecadação de tributos e garante maior eficiência na fiscalização.

Acima de tudo, este artigo explica o que é retenção na fonte e quando ela se aplica nos principais tributos: INSS, ISS, IRRF, CSLL, PIS e COFINS. Apresentamos exemplos práticos, exceções legais e responsabilidades do tomador.

O QUE É RETENÇÃO NA FONTE?

Antes de mais nada, quem paga pelos serviços retém diretamente o valor do tributo. Logo, esse é o instituto da retenção na fonte. Na maioria das vezes, o tomador dos serviços realiza essa retenção.

Assim, em vez de o prestador de serviços recolher o tributo posteriormente, o contratante calcula o valor a ser retido e, após retê-lo, recolhe, de maneira antecipada, aos cofres públicos, em nome do prestador dos serviços.

Um exemplo clássico: quando uma empresa contrata serviços de consultoria e paga R$ 10.000,00. Nesse caso, incidem tributos como IRRF, INSS, caso haja cessão de mão de obra, ISS e, ainda, as CSRF.

Por certo, a empresa de consultoria não recolhe os tributos devidos. Por consequência, a empresa contratante realiza a retenção na fonte, no momento do pagamento dos serviços, e os recolhe diretamente aos cofres públicos do ente responsável.

QUAIS TRIBUTOS SÃO COMUMENTE RETIDOS NA FONTE?

A legislação brasileira prevê retenção na fonte para alguns tributos. Então, entre eles, estão: o INSS, o ISS, IRRF, CSLL, PIS e COFINS.

INSS

Sobretudo, a contribuição para o INSS representa o ato pelo qual o empregado e o empregador financiam a previdência social.

• Aplicável a serviços prestados por pessoas jurídicas, mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
• Aplicável também a serviços prestados por pessoas físicas, empregados ou não;
• A base de cálculo da retenção na fonte é o valor bruto da nota fiscal ou fatura de serviços;
• Pode haver deduções de materiais e equipamentos, previstos em contrato.

ISS – Imposto sobre Serviços

Antes de mais nada, o ISS é um tributo municipal cobrado sempre que uma empresa ou profissional presta serviços previstos na lista de serviços anexa à LC nº 116, de 2003.

Dessa maneira, os municípios definem a legislação local que orienta a apuração da base de cálculo e a alíquota a ser aplicada, conforme o serviço prestado.

• Quem paga o ISS:
  • Empresas prestadoras de serviços;
  • Profissionais autônomos;
  • MEI;
  • Sociedades uniprofissionais;
  • Tomadores de serviços.
• Incide sobre os serviços listados na lista anexa à LC nº 116, de 2003.

IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte

Sobretudo, o IRRF é um tributo federal sobre rendimentos de pessoas físicas e jurídicas. Efetivamente, é um tributo progressivo e sua alíquota aumenta conforme a renda.

• Incide sobre pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas;
• É aplicado conforme tabela progressiva ou alíquotas fixas;
• Incide, por exemplo:
  • Sobre aluguéis recebidos;
  • Salários e Aposentadorias;
  • Rendimentos de investimentos;
  • Lucros de empresas.

CSLL, PIS e COFINS

Antes de tudo, a CSLL, o PIS e a COFINS foram criadas com o propósito de financiar a seguridade social. Em suma, a finalidade é arrecadar recursos para financiar a previdência, o seguro-desemprego, o abono salarial e os serviços públicos de saúde, entre outros.

• Aplicável a pagamentos de serviços contratados, por uma empresa, de outra empresa;
• Aplicável a empresas tributadas pelo lucro presumido ou real;
• As alíquotas combinadas são:
  • CSLL – 1,00%;
  • PIS – 0,65%
  • COFINS – 3,00%

QUANDO A RETENÇÃO NA FONTE SE APLICA?

Via de regra, a retenção na fonte se aplica quando:

• Há previsão legal obrigatória;
• O pagamento é feito por pessoa jurídica à:
  • Outra pessoa jurídica;
  • A pessoa física.
• O serviço contratado se enquadra em atividades sujeitas à retenção;
• O valor ultrapassa limites mínimos definidos pela legislação.

Exemplos práticos de retenção na fonte:

• Empresa A contrata Empresa B para serviços de limpeza:
  • Nesse caso, há retenção de INSS, ISS, IRRF, CSLL, PIS e COFINS.
• Pessoa física aluga imóvel para empresa:
  • Há retenção do IRRF;
  • Com relação ao ISS, observar o art. 4º, § 2º, II da LC 214, de 2025.
• Empresa contrata MEI:
  • Não há retenção da CSRF (CSLL, PIS E COFINS);
  • Poderá haver retenção do IRRF em alguns casos;

QUEM É O RESPONSÁVEL PELA RETENÇÃO E RECOLHIMENTO?

Certamente, a fonte pagadora é a responsável pela retenção na fonte. Logo, ela pode ser quem contrata ou quem remunera o serviço prestado. Esta fonte também é responsável pelo recolhimento dos tributos retidos no prazo legal definido pela legislação brasileira.

Por isso, a fonte pagadora, geralmente o tomador do serviço, executa os seguintes procedimentos no momento do pagamento:

• Calcular os tributos incidentes sobre os pagamentos realizados:
  • Verificar as cláusulas contratuais;
  • Verificar a possibilidade de deduções;
  • Aplicar a correta alíquota incidente sobre a operação.
• Reter os valores diretamente do montante a ser pago pelo prestador:
  • Considerar que a base de cálculo é o valor bruto da nota fiscal ou fatura ou o valor total dos rendimentos;
  • Considerar a possibilidade de abatimento da base de cálculo ou redução de alíquota.
• Recolher os tributos retidos aos cofres públicos correspondente, dentro do prazo legal, em nome do prestador ou empregado;
• Declarar as retenções nos informes fiscais obrigatórios.

QUAIS AS PENALIDADE POR ERRO NA RETENÇÃO?

Certamente, a retenção na fonte é uma obrigação acessória imposta pela legislação tributária brasileira.

Portanto, a empresa que retém tributos na fonte cumpre uma obrigação acessória. No entanto, essa imposição não envolve diretamente o pagamento do tributo próprio, mas sim deveres legais como:

• Calcular os tributos de terceiros;
• Reter os tributos apurados no cálculo executado;
• Declarar ao fisco os tributos de terceiros apurados e retidos.
• Recolher os tributos retidos.

Entretanto, caso haja erros na apuração e retenção ou, até mesmo, a omissão na apuração e no recolhimento, isso pode gerar ao responsável:

• Multas e juros;
• Autuação fiscal;
• Responsabilidade solidária entre contratante e contratado.

RETENÇÃO E PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO

Desse modo, conhecer corretamente as regras de retenção na fonte reduz riscos fiscais e evita multas e autuações.

Portanto, ao elaborar contratos que definem o fornecimento ou uso de materiais ou equipamentos e emitir corretamente a nota fiscal ou fatura de serviços, a empresa diminui os riscos de erros e omissões.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Em resumo, a empresa contratante cumpre uma obrigação fiscal importante ao realizar a retenção na fonte.

Assim, quando aplica corretamente essa retenção, evita passivos fiscais, garante conformidade e fortalece a relação comercial.

Assim sendo, o prestador ou o gestor do contrato acompanha a legislação e registra com precisão as condições fiscais e contratuais de cada serviço.