INTRODUÇÃO À INSTRUÇÃO NORMATIVA 1234/2012
A Instrução Normativa RFB nº 1234/2012 define regras para a retenção de tributos na fonte quando órgãos públicos realizam pagamentos a pessoas jurídicas. Consequentemente, ela busca uniformizar procedimentos e evitar diferenças de interpretação entre diversos entes da administração pública.
Adicionalmente, a norma regula o fornecimento de bens e a prestação de serviços em geral, incluindo obras de construção civil contratadas por órgãos públicos.
Na prática, a regulamentação permite que o governo controle melhor a arrecadação de tributos federais e aumente a transparência nas relações com fornecedores. Além disso, fortalece a segurança jurídica das operações, pois estabelece critérios objetivos para os casos em que a retenção deve ocorrer.
ÓRGÃOS SUJEITOS À OBRIGAÇÃO DE RETENÇÃO NA FONTE
A IN 1234/2012 abrange órgão da administração pública federal, estadual, distrital e municipal.
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
- Administração Direta
- Autarquias
- Fundações
- Empresas Públicas
- Sociedades de Economia Mista
- Demais entidades mencionadas na norma
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTADUAL, DISTRITAL E MUNICIPAL
- Administração Direta
- Autarquias
- Fundações
TRIBUTOS ATINGIDOS PELA RETENÇÃO
A legislação determina que a retenção obrigatória no pagamento a pessoas jurídicas inclua quatro tributos federais de grande relevância.
Os tributos atingidos são:
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Incide sobre o lucro das empresas e pode variar conforme o regime de tributação adotado (Lucro Real ou Lucro Presumido)
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
- Também incide sobre o lucro das empresas e tem o objetivo de financiar a seguridade social.
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
- Incide sobre a receita bruta das empresas e visa custear a saúde, previdência e assistência social.
- Contribuição para o PIS/Pasep
- Incide sobre o faturamento das empresas e contribui para o financiamento de benefícios sociais, como seguro-desemprego e o abono salarial.
MOMENTO DA RETENÇÃO E FORMA DE RECOLHIMENTO
A retenção na fonte ocorre exatamente no momento em que o pagamento é efetuado ao fornecedor do bem ou ao prestador do serviço. Portanto, essa regra vale para qualquer situação, pois a legislação não condiciona a retenção ao tipo de operação realizada.
INDEPENDÊNCIA DA FORMA DE PAGAMENTO
Mesmo que a empresa opte por antecipar o pagamento, a retenção deve ser feita no ato. Dessa forma, a norma assegura uniformidade no cumprimento da obrigação tributária e impede que o formato do pagamento altere a incidência da retenção.
SITUAÇÕES DE ISENÇÃO, NÃO INCIDÊNCIA OU ALÍQUOTA ZERO
Quando os bens ou serviços fornecidos estiverem amparados por isenção, não incidência ou alíquota zero, a regra da retenção sofre um ajuste importante. Nesses casos, a tributação não alcança todos os tributos previstos originalmente.
Além disso, a retenção recai apenas sobre o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Também incide sobre as contribuições que não tenham sido beneficiadas pela isenção, não incidência ou alíquota zero. Isso significa que essa regra busca preservar os incentivos fiscais que a legislação já concedeu.
Esse tratamento diferenciado garante equilíbrio entre a arrecadação e a política de estímulos fiscais. Assim, evita-se que benefícios legais sejam anulados pela simples aplicação automática da retenção na fonte.
PRAZOS E CÓDIGOS DE RECOLHIMENTO (DARF)
O valor retido, após a aplicação das alíquotas legais, deve ser recolhido por meio de DARF até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento. Para isso, utilizam-se os seguintes códigos de receita: 6256 para IRPJ, 6228 para CSLL, 6243 para Cofins e 6230 para PIS.
Assim, caso o dia 20 não seja útil, o recolhimento precisa ocorrer no dia útil imediatamente anterior, garantindo a regularidade fiscal e evitando penalidades.
OBRIGAÇÕES DO FORNECEDOR OU PRESTADOR DE SERVIÇOS
É obrigação do fornecedor do bem ou do prestador de serviços informar, no documento fiscal, os valores do IRPJ e das contribuições que serão retidos na operação. Essa informação garante transparência e permite que o órgão público faça a retenção corretamente.
INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS NO DOCUMENTO FISCAL
Além disso, o fornecedor do bem ou o prestador de serviços deve indicar o enquadramento legal de qualquer benefício fiscal aplicável, como isenção, alíquota zero ou não incidência. Essa prática evita divergências, ajuda a empresa a cumprir a legislação e reduz riscos de autuações fiscais.
CONSEQUÊNCIAS DA FALTA DE INFORMAÇÃO
Quando o fornecedor ou prestador de serviços não informa os valores do IRPJ e das contribuições no documento fiscal, a legislação impõe consequências imediatas. Nesse caso, a retenção na fonte incide sobre o valor total do documento, sem considerar benefícios fiscais ou ajustes que poderiam reduzir a base de cálculo.
Ademais, essa regra busca assegurar que o governo arrecade corretamente os tributos, mesmo diante da omissão do fornecedor. Além disso, reforça a importância de preencher corretamente o documento fiscal, ajudando a evitar autuações e problemas para o prestador e para o órgão público.
SITUAÇÕES ESPECÍFICAS DE CÁLCULO DA RETENÇÃO
Caso ocorra o pagamento com valores diferentes da nota fiscal, a retenção se dará da seguinte forma:
- Supressão de valores
- Sem emissão de nova nota fiscal: a retenção incide sobre o valor original da nota fiscal.
- Com emissão de nova nota fiscal: a retenção tomará por base o valor da nova nota fiscal.
- Acréscimo de valores
- Pagamentos com acréscimos de juros e multas por atraso no pagamento: a retenção terá como base de cálculo o valor da nova fiscal, incluídos os valores dos acréscimos.
CASOS ESPECIAIS DE DISPENSA OU EXIGÊNCIA PARCIAL DA RETENÇÃO
A base de cálculo da retenção corresponde ao valor a ser pago, considerando ajustes de supressão ou acréscimo de valores.
Essa abordagem garante que a retenção reflita fielmente o montante que a empresa deve na operação.
No entanto, o valor retido resulta da aplicação das alíquotas que o Anexo I prevê, especialmente no campo 6, conforme a natureza do pagamento. No entanto, a retenção não é exigida quando o valor calculado for inferior a R$ 10,00, evitando cobranças insignificantes.
RETENÇÃO APENAS DE IR E CSLL
Em determinadas situações, a retenção na fonte incidirá apenas sobre o Imposto de Renda (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Essa regra se aplica quando os pagamentos são efetuados por órgãos da administração pública direta dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, incluindo suas autarquias e fundações.
Nesses casos, o órgão deve recolher os tributos utilizando os códigos de receita 8767 para IRPJ e 8850 para CSLL.
Essa medida garante maior clareza e padronização no processo de retenção, evitando confusões e ajudando os órgãos a cumprirem corretamente a obrigação tributária.
COOPERATIVAS E ASSOCIAÇÕES DE SERVIÇOS
A retenção da Cofins e do PIS/Pasep não se aplica quando os pagamentos são feitos a cooperativas de radiotáxi ou a cooperativas dedicadas a serviços culturais e artísticos. Por outro lado, a retenção na fonte do Imposto de Renda, com alíquota de 1,5%, incide sobre os serviços pessoais prestados pelos cooperados ou associados. A empresa ou órgão deve recolher o valor retido usando o código de receita 3280.
Por outo lado, essa dispensa de retenção pode ser estendida a outras cooperativas de serviços. Nesse caso, é obrigatório declarar no documento fiscal o dispositivo legal que autoriza a exclusão da base de cálculo relativa ao PIS/Pasep e à Cofins. A dedução aplica-se apenas aos valores repassados aos associados pessoas físicas, garantindo conformidade com a legislação.
INSTITUIÇÕES SEM FINS LUCRATIVOS E SIMPLES NACIONAL
Para evitar a retenção de Imposto de Renda e das contribuições listadas, instituições de educação e de assistência social sem fins lucrativos devem apresentar a declaração exigida pela legislação. Essa obrigação também se aplica a entidades de caráter filantrópico, recreativo, cultural, científico e às associações civis.
Além disso, pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional devem entregar a declaração no momento da assinatura do contrato de fornecimento ou prestação de serviços. Os modelos específicos estão disponíveis nos anexos II, III e IV da instrução normativa, garantindo que a operação seja regular e isenta de retenções indevidas.
ENTIDADES BENEFICENTES COM CEBAS
As entidades beneficentes de assistência social que atuam nas áreas de saúde, educação e assistência social devem apresentar, junto à declaração, o Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social (Cebas). Essa exigência garante que essas organizações comprovem seu enquadramento legal e a elegibilidade para benefícios fiscais.
Anteriormente, o Decreto nº 8.242, de 2014 regulamentava o Cebas. Atualmente, a certificação segue as normas da Lei Complementar 187/2021, que a Lei 11.791/2023 regulamenta. Essa certificação assegura que as entidades beneficiárias tenham maior clareza e segurança jurídica.
PAGAMENTOS COM VALORES LÍQUIDOS
Os pagamentos efetuados por meio de cartão de crédito ou documentos de cobrança com código de barras devem ser realizados pelo valor líquido. Essa regra garante que o montante pago já considere as retenções obrigatórias de tributos.
Considera-se valor líquido aquele que permanece após o órgão deduzir o Imposto de Renda e as contribuições na fonte.
Dessa forma, a norma impede que o fornecedor ou prestador receba valores divergentes do que o órgão efetivamente pagará.
SITUAÇÕES ESPECÍFICAS PREVISTAS NA NORMA
A legislação prevê situações específicas em que a retenção na fonte pode variar, conforme o tipo de despesa ou serviço contratado. Entre essas despesas estão agências de viagens, seguros, telefonia, propaganda e publicidade, consórcios, vales-refeição, transporte e combustível.
Também entram produtos farmacêuticos, de perfumaria, de toucador e de higiene pessoal, além de bens imóveis, cooperativas. A lista inclui associações de profissionais, serviços hospitalares e de saúde, planos privados de assistência à saúde e odontológica, aluguéis de imóveis.
A norma também inclui pagamentos a pessoas jurídicas domiciliadas ou sediadas no exterior ou que a decisão judicial ampare. Dessa forma, garante que a legislação contemple diferentes tipos de operações e setores econômicos de forma adequada e específica.
COMPROVANTES E DECLARAÇÕES OBRIGATÓRIAS
O órgão ou entidade da administração pública deve emitir e entregar à pessoa jurídica o comprovante dos valores que reteve ao longo do ano, garantindo transparência nas operações.
COMPROVANTE ANUAL DE RETENÇÃO
O fornecimento do comprovante anual é essencial para que a empresa registre corretamente os tributos que o órgão reteve e evite divergências em suas obrigações fiscais. Além disso, facilita a conferência e permite que Receita Federal cumpra corretamente as normas tributárias, devendo ser entregue até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente, conforme o modelo definido na IN SRF 1234/2012.
ALTERNATIVA COM DARF
Como alternativa, o órgão público pode fornecer uma cópia do DARF, desde que ela contenha a base de cálculo correspondente à operação sujeita à retenção. Essa medida permite comprovar os valores retidos de forma clara e prática, mantendo a conformidade fiscal sem que o órgão precise emitir o comprovante anual tradicional.
INFORMAÇÕES À RECEITA FEDERAL (ANEXO V)
Os órgãos e entidades que efetuaram retenções têm a obrigação de informar à Receita Federal os valores pagos e as respectivas retenções. Os órgãos devem comunicar essas informações por meio de formulário disponível no Anexo V da IN SRF 1234/2012.
O envio dessas informações garante transparência e permite que a Receita Federal acompanhe corretamente as operações que os órgãos reteram na fonte. Além disso, ajuda a evitar inconsistências e facilita a conferência dos tributos retidos por cada entidade.
CONCLUSÃO
A Instrução Normativa 1234/2012 estabelece regras claras e objetivas para a retenção de tributos na fonte. Essas normas garantem segurança jurídica e uniformidade nas operações entre órgãos públicos e pessoas jurídicas. Ao cumprir corretamente essas normas, a empresa ou órgão evita divergências, autuações e problemas legais.
Ademais, a norma promove transparência fiscal, facilita a conferência de tributos e assegura que benefícios fiscais, isenções e ajustes sejam corretamente aplicados. Dessa forma, promove a regularidade das operações e fortalece a confiança entre governo e fornecedores.
